Privacy Statement

In het kort…

Voor ons is privacy van deelnemers, opdrachtgevers en partners vanzelfsprekend. We werken met mensen. En dus beschermen we de gegevens die we van je hebben.

We denken praktisch in het bewaren van gegevens: het moet een doel hebben en jij moet het toestaan. Doe je dat niet (meer), dan is een eenvoudig mailtje naar info@extratrainers.nl genoeg en verwijderen wij jouw gegevens.

We slaan persoonlijke gegevens veilig op en delen die niet met derden. Is dat wel nodig (bijvoorbeeld omdat wij een freelancer inzetten), dan vragen we eerst jouw toestemming. Weet dat we onze trainers, acteurs, onze mensen op kantoor en onze samenwerkingspartners doorlopend bewust houden van het belang van de bescherming van jouw gegevens. Hieronder lees je uitgebreider hoe we omgaan met persoonlijke gegevens.

Heb je vragen? Bel of mail ons dan. Je bereikt ons telefonisch via 036 545 17 13. Ons mailadres las je hierboven al. We helpen je graag!

Persoonsgegevens bij trainingen, workshops en coaching

Werken we met elkaar samen, dan vragen we om persoonsgegevens. We vragen alleen gegevens die we nodig hebben om jou of je collega’s te versterken met onze trainingen, coaching of workshops. Het gaat om de volgende gegevens:

  • Voor- en achternaam: Zo weten we wie meedoet met een training. Dat vinden we wel zo prettig.
  • Functie: Dit zegt iets over wat voor werk iemand exact doet. Belangrijk om effectief aan te sluiten bij de deelnemer.
  • Geslacht: We vinden het fijn deelnemers op de juiste manier aan te spreken. Liever genderneutraal? Kan natuurlijk ook.
  • E-mailadres: Gebruiken we in de voorbereiding op een sessie. Voor een voorbereidingsopdracht bijvoorbeeld of voor een instructie. Na de training sturen we bijvoorbeeld aanvullende uitleg en informatie. En natuurlijk vragen we af en toe hoe het met je gaat. We trainen namelijk met resultaat als doel.
  • Bedrijfsnaam, adres en afdeling: Hier sturen we het materiaal en onze trainers naar toe. Handig dus als die gegevens kloppen.
  • Mobiel telefoonnummer contactpersonen: Gebruiken we omdat dit praktisch is. Soms staan we bijvoorbeeld iets voor openingstijden op de stoep. Natuurlijk bepaal jij of we je nummer hebben.
  • Opdrachten: Bij training en coaching werken we vaak met opdrachten en analyses. Dit zijn belangrijke instrumenten om mensen te versterken. De uitkomsten bewaren we zo lang we je begeleiden.
  • Teksten: Gebruiken we om lesmateriaal van schrijftrainingen op maat te maken. Namen van medewerkers en van jullie klanten veranderen we. Zo blijft het anoniem en toch leesbaar. Het liefst zien we dat jullie de teksten al anoniem onze kant op sturen.
  • Facturatiegegevens: Kunnen PO-nummers zijn. Maar het gaat in elk geval om bedragen en tarieven. Die bewaren we zeven jaar, omdat dat moet voor de Belastingdienst.

Andere doeleinden

We gebruiken je gegevens ook wel eens voor andere zaken dan trainingen, coaching en workshops. Daarover zijn we open en eerlijk.

  • Planning, service en verkoop: We bellen je, appen en mailen. Om je zo goed en efficiënt mogelijk te helpen, maken we aantekeningen van deze contacten. Weten al onze medewerkers precies wat we eerder met je afspraken of nog voor je kunnen doen. Wel zo effectief, toch?
  • Marketing: We willen echt samenwerken met je. En je helpen meer uit mens en organisatie te halen. Ook buiten de trainingen om. We brengen je dan ook graag op ideeën waar je wat aan hebt. Via telefoon, post, e-mail, app of social media. Bijvoorbeeld door je een poster te sturen of je uit te nodigen voor een event of workshop.
  • Referenties, ervaringen en klantverhalen: We willen ook met andere organisaties in contact komen. Om hen te inspireren en te ondersteunen met goede trainingen, workshops en coaching. Dan helpt het dat zij weten dat Extra Trainers een goede club is die vaker ‘met het bijltje hakt’. Op onze website, in onze nieuwsbrief of via sociale media vertellen we dan ook graag voor wie we nog meer werken. En soms ook wat meer inhoudelijk over wat we dan precies doen. Vind je dat geen prettig idee, laat het ons dan weten. Jij bepaalt uiteraard of we je naam wel of niet noemen.

Beveiligen van je gegevens

De bescherming van jouw gegevens, die van je collega’s en van jullie organisatie vinden we dus belangrijk. Daarom hebben we onze ICT hierop ingericht. Dat doen we op de volgende manier.

  • Alle onze apparaten hebben beveiligingssoftware (virusscanner en firewall).
  • We werken alleen met gerenommeerde, wereldwijde leveranciers voor documentopslag, crm, kantoorautomatisering, trainingsapplicaties en communicatie.
  • We slaan alle informatie, data of andere gegevens ‘in the cloud’ op. En dus niet op lokale apparaten.
  • We mailen gegevens alleen via beveiligde internetverbindingen. Geen hotspots dus.
  • In onze interne meetings is bescherming van gegevens een continu aandachtspunt. We toetsen doorlopend of we jouw gegevens nog goed beschermen en daarmee nog voldoen aan de regelgeving.

Vragen?

We zeiden het al eerder: heb je nog een vraag? Bel of mail gerust!

Extra Trainers
Kebajastraat 33
1336 NA Almere
Telefoon: 036 545 17 13
info@extratrainers.nl